با توجه به اینکه هدف ما شرح سیستم کنترل پروژه کارگاهی است بنابراین نیازی نیست تمرکز زیادی روی فاز برنامه ریزی داشته باشیم ولی نیازاست گریزی به آن زده شود.

جهت تهیه برنامه زمانبندی پروژه می‌بایست اقدامات زیر :

1-      تعریف فعالیت‌ها

2-      تعیین توالی فعالیت‌ها

3-      برآورد مدت زمان فعالیت‌ها

4-      تهیه زمانبندی

نه لزوماٌ با ترتیب ذكر شده و حتی در اكثر مواقع به طور موازی، صورت پذیرد.

ا) تعریف فعالیت ها:

جهت تعریف فعالیت‌های پروژه نیاز به ساختار شكست كار (WBS) می‌باشد. لذا ضرورت دارد پیش از وارد شدن به نحوه تهیه WBS، ضرورت وجود آن به همراه تعریفی از آن كه بر اساس استاندارد PMBOK و جهت آشنایی و شناخت تفاوت آن با سایر مفاهیم است، ارائه گردد. با توجه به گسترش و بزرگ شدن پروژه‌ها نیاز به وجود زبان مشترك بین تمام ذینفعان (كارفرما، پیمانكار، سطوح و قسمت‌های مختلف سازمان و ...) احساس می شود كه در واقع همان ساختار شكست كار می‌باشد لذا جهت تهیه آن باید به گونه‌ای عمل شود كه این زبان مشترك حاصل شود.

ساختار شكست كار نوعی دسته بندی و تقسیم عناصر تشكیل دهنده پروژه با محوریت قابل تحویل بودن (نتایج) آن است. این ساختار، بیان فعالیت های پروژه به صورت ساخت یافته است و با لیست فعالیت‌ها و یا سایر مستندات پروژه كه به نحوی فعالیت های پروژه (شامل شرح فعالیت‌ها به تفكیك مراحل تكمیل و تحویل آنها) را تبیین نموده‌اند یكسان نیست. ساختارهای مختلفی برای ارائه اطلاعات پروژه مورد استفاده قرار می گیرد اما WBS با سایر ساختارها متفاوت است و این همواره می‌باید مورد توجه مجریان قرار گیرد زیرا WBS مستقل از نحوه اجرای كار، سازمان و ... تنها بر پایه اقلام قابل تحویل در پروژه، مشخص می‌گردد.

در استاندارد به این موضوع اشاره شده كه در برخی پروژه‌ها ساختار شكست كار و لیست فعالیت‌ها همزمان تهیه می‌گردند (بخش 2-6-1) ولی این همزمانی تهیه، لزوم بر یكسان بودن آنها نیست.

برای اداره بهتر و مناسب‌تر كلیه امور پروژه می‌باید از اصلی به فرعی و از بزرگ به كوچك تفكیك و تقسیم شوند. تجزیه و تفكیك دقیق و كامل فعالیت‌ها، راه كار اصولی برنامه‌ریزی، اجرا، كنترل و خاتمه آنها در جهت نیل به اهداف پروژه می‌باشد. مراحل اصلی تجزیه كار عبارتست از:

-          تعیین عناصر عمده پروژه

-     تعیین كفایت تجزیه و تفكیكی كار: در این مرحله تجزیه و تفكیك‌های انجام شده مورد بررسی قرار می‌گیرد و امكان تهیه برآورد زمان و بودجه مورد نیاز برای تحقق هر یك از آنها تعیین می‌شود.

-     تعیین مراحل كاری: در این مرحله، مراحل انجام و تحقق هر یك از فعالیت‌های تفكیك شده در مرحله قبل مشخص می‌شود. ملموس بودن و امكان ارزیابی عملكرد از ویژگی‌های اصلی مراحل كاری به شمار می‌آید.

-          بازبینی مراحل طی شده

جهت تهیه ساختار شكست كار و به دنبال آن لیست فعالیت‌های پروژه، اطلاعات و پیش‌فرض‌هایی از قبیل:

- محدوده كار

- برنامه سطح 3 پروژه‌های قبل

- گزارشات، ساختار شكست كار سطح 4 و لیست مدارك مهندسی پروژه‌های قبل

- گزارشات، ساختار شكست كار سطح 4 و لیست تجهیزات پروژه‌های قبل

- گزارشات، ساختار شكست كار سطح 4 و جداول جبهه‌های كاری عملیات اجرایی در كارگاه‌ها

- تعریف روابط منطقی بین فعالیت‌ها

- استراتژی اجرای كار و تعریف مسئول اجرای كار بر اساس استراتژی و گروه‌های داخلی سازمان

- مدارك و نقشه‌های پایه و اصلی پروژه

مورد استفاده قرار می گیرد.

اولین چیزی كه در تهیه ساختار شكست كار می‌بایست مد نظر قرار گیرد، محدوده كار و شناخت كامل آن است. از این‌رو قرارداد (موافقت‌نامه، شرایط عمومی، شرایط خصوصی و مشخصات فنی) با كارفرما  مورد مطالعه دقیق قرار گرفته تا تعهدات نسبت به كارفرما و شرح كار مشخص گردد.

پس از این مرحله اقدام به شكست كار و تهیه جزئیات بیشتر می شود.

برای تهیه شكست كار و جزئیات ابتدا می‌بایست سطوح شكست تعریف گردد. فهرست فعالیت‌ها باید بگونه‌ای تعریف شود كه بتوان حتی‌المقدور برای هر كدام از آیتم‌های ساختار شكست كار، فعالیت‌های مهندسی، ساخت، حمل، عملیات ساختمانی، نصب و راه‌اندازی (مراحل انجام كار از زمان شروع تا تحویل به كارفرما) مشخص نمود و برای هر یك از فعالیت‌ها، متناسب با نوع آن، اقلام قابل تحویل تخصیص داد. به عنوان مثال برای فعالیت‌های مهندسی، اقلام قابل تحویل، مدرك و نقشه، برای فعالیت‌های تامین تجهیزات، اقلام قابل تحویل، تجهیز و ... می‌باشند.

در این مرحله تعریف روابط منطقی بین فعالیت‌ها نیز به عنوان پارامتری تاثیر گذار در تعریف فعالیت‌ها باید مد‌نظر قرار گیرد. به این صورت كه فعالیت‌ها را به نحوی تعریف شوند تا روابط مناسبی بین آنها، متناسب با روند اجرای كارها قابل تعریف باشد.

یكی دیگر از عوامل تاثیر گذار در تعریف فعالیت‌ها، استراتژی اجرای كار است كه مشخص كننده تعداد و نوع قراردادها و نقاط مرزی بین آنها می‌باشد.

مدارك و نقشه‌های اصلی و پایه پروژه، جهت تعریف ساختار شكست كار و لیست فعالیت‌ها، ابزار مهمی هستند. خلاصه‌ای از موارد استفاده آنها را می توان به شرح زیر بیان كرد:

-          مدرك Plot Plan: جهت مشخص شدن تعداد و ابعاد ساختمان‌ها، فونداسیون تجهیزات، مسیرهای لوله، كابل و ...

-     مدرك Single Line Diagram: جهت مشخص شدن تعداد و نوع تابلوها، موقعیت قرارگیری آنها، ارتباط بین آنها (جهت تعیین توالی مهندسی و راه‌اندازی) و ...

-     مدرك Sys. Description, PFD, P&ID و مشخصات فنی: جهت مشخص شدن سیستم‌ها و نحوه كاركرد آنها، نوع و تعداد تجهیزات، ارتباط بین سیستم‌ها و ...

-          مشخصات فنی قرارداد:

-          مدرك جا نمایی ساختمان‌ها: جهت تعیین موقعیت قرارگیری تجهیزات جهت عملیات نصب و ...

-          مدارك Erection Manual: جهت تعریف توالی فعالیت‌های نصب تجهیزات و سیستم‌ها.

-          مدارك Commissioning Manual: جهت تعریف توالی فعالیت‌های راه‌اندازی تجهیزات و سیستم‌ها.